Renginių organizavimas ir vedimas
Renginiai neatsiejama kultūros dalis. Jų yra begalės, jie vyksta dažnai ir dėl įvairiausių priežasčių: vestuvės, jubiliejai, įmonės vakarėliai, miestų šventės, sporto varžybos, sąskrydžiai, prekybos skatinimo renginiai ir gausybė kitų. Žmonės mėgsta renginius, jie suteikia geras emocijas ir smagų laiką. Tačiau, kad renginys įvyktų sklandžiai, reikia įdėti daug darbo, kantrybės ir žinių. Renginys yra tik rezultatas, o iki tol reikia nueiti ilgą ir neretai sunkų organizavimo kelią.
Vestu.lt komanda pasiruošusi suorganizuoti jūsų renginį ir viską sustyguoti iki mažiausių smulkmenų. Turėdami ilgametę patirtį su įvairaus tipo renginiais, turime daugybe įvairių partnerių, kurie mums padeda įgyvendinti jūsų sukurtą viziją. Suorganizuosime viską, nuo renginio vietos iki dekoracijų. Dirbame tiek su mažomis asmeninėmis šventėmis, tiek su dideliais miesto renginiais.
Renginių organizavimas visada prasideda nuo pokalbio su klientais. Vienas svarbiausių darbų yra išsiaiškinti renginio viziją ir idėją. Visuomet padedame savo klientams, priimti tinkamus ir praktiškus sprendimus, taip sutaupydami jiems ne tik daug laiko, bet ir pinigų. Kai jau turime viziją, pradedame dėlioti renginio planą, kai planas jau būna patvirtintas, imamės vietos paieškos ir projektavimo. Sustatome scenas, pasirūpiname visa reikalinga technika, garso ir šviesų aparatūromis.
Mūsų komandoje ne tik renginių organizatoriai, bet ir vedėjai. Vestu.lt renginių vedėjai visuomet dirba atsidavę šventės svečiams ar renginio dalyviams, mes gerbiame savo klientus, todėl nesvarbu ar tai vestuvės, gimtadienis, krikštynos, įmonės vakarėlis ar didelis miesto renginys, mes padarysime viską, kaip mokame geriausiai, kad reginys ir emocija būtų nepakartojama. Mūsų tikslas, kad viskas nuo pradžių iki pabaigos būtų tikslu ir organizuota, todėl kiekvienam renginiui atsiduodame 110%, atiduodame visas jėgas ir patirtį į kiekvieną savo darbą, nes norime, kad mūsų klientai būtų laimingi.
Renginių ir švenčių organizavimas mūsų pašaukimas, todėl per daugybe praktikos metų turime sukaupę nemažai patikrintų profesionalių draugų – įmonių, kurie taip pat dirba švenčių ir renginių sferose, todėl galime suorganizuoti gyvo garso koncertą, įvairius pramoginius pasirodymus, pasirūpinti maisto tiekimu, dekoracijomis, ir kita renginiui reikalinga atributika.
Jeigu vis dėl to, jums švenčių organizavimas neatrodo „misija-neįmanoma“ ir norite pabandyti suorganizuoti renginį patys, norime jums padėti, supažindinti ir palengvinti darbą. Štai keletas patarimų, ką būtina padaryti organizuojant renginį, kad neišleistumėte nereikalingai pinigų ir sutaupytumėte laiko:
• Išgryninkite renginio viziją ir tikslą. Pabandykite kiek įmanoma tiksliau nusibrėžti kokią misiją vykdys jūsų renginys. Susirašykite pagrindinius uždavinius, kuriuos jums reikia įgyvendinti.
• Pasikvieskite į pagalbą žmonių, kurie jums padėtų organizuoti renginį. Jei planuojate viską padaryti patys, tuomet jums komandos tikrai reikės. Pasiskirstykite užduotis, atsakomybes. Visi kartu pabandykite susirašyti pagrindinius darbus ir nusistatyti terminus, kada jie turi būti įgyvendinti. Taip pat, kiekvienas pasiskirstykite atsakomybes, kas bus atsakingas už renginio lokaciją, programos sudarymą, maitinimą, garso ir šviesų aparatūrą, dekoracijas ir kitas būtinas priemones sėkmingam renginio įgyvendinimui. Jeigu renginys bus didelis, pagalvokite apie kuratorių, kuris galės koordinuoti ar visi darbai atlikti ir viskas vyksta pagal planą.
• Sudarykite renginio biudžetą. Pabandykite apskaičiuoti visas galimas išlaidas, net ir pačias mažiausias. Tada nuodugniai peržiūrėkite ir ieškokite kaip galėtumėte sutaupyti. Pasinaudokite savo ir komandos draugų asmeniniais sugebėjimais, pažintimis. Gal kuris moka maketuoti ir puikiai dirba su socialiniais tinklais? Va štai, ir sutaupėte pinigus, kuriuos būtumėte išleidęs reklamos kompanijai. Galime jus patikinti, gerai paieškojus, surasite ir daugiau galimybių sutaupyti. Būkite kūrybingi.
• Viešinimas. Renginių organizatoriai žino, jog būtina gera reklama, jog renginys būtų sėkmingas. Prieš pradedant reklamuoti, nusistatykite tikslinę auditoriją, kam skirta reklama. Jei tai įmonės kasmetinis suvažiavimas, užteks išsiuntinėti elektroninius laiškus su kvietimu, jei tai renginys skirtas studentams, bendradarbiaukite su studentų atstovybėmis ir aukštosiomis mokyklomis, jei tai miesto renginys, išsiųskite pranešimus regioninei spaudai. Naudokitės socialiniais tinklais, jie gali viešinti jūsų žinutę, visiškai nemokamai.
• Dažniausiai, kiekvieno renginio metu įvyksta kas nors netikėto. Pabandykite apgalvoti kas gali renginio metu neplanuotai nutikti ir sugalvokite iš anksto planą B, taip palengvinsite darbą renginio kuratoriui ir būsite viskam pasiruošę.
• Atsakingai apgalvokite, kas galės vesti renginį. Iš pirmo žvilgsnio atrodytų lengva užduotis neretai tampa sunkia misija. Nuo renginio vedėjo priklauso renginio nuotaika, dalyvių įsitraukimas ir bendra energija, todėl vedėjas turėtų būti charizmatiškas, linksmas, lankstus ir greitai besiorientuojantis situacijose žmogus.
• Pagalvokite apie visus saugos reikalavimus ir leidimus. Jei pavyzdžiui renginys vyks atviroje, neprivačioje erdvėje, reikės leidimo renginiui organizuoti, taip pat negalite viršyti leistino garso ir kitų reikalavimų. Pagalvokite apie tai.
Vestu.lt komanda žino, koks sunkus darbas yra renginių organizavimas, todėl mes daug ir sunkiai mokėmės ir dirbome, kad galėtume jums suteikti aukščiausios kokybės paslaugas. Jeigu vis dėl to, jums švenčių organizavimas atrodo per daug laiko ir pastangų kainuojantis darbas, susisiekite su mumis ir mes viską atliksime su didele meile ir atsidavimu. Mes turime daug patirties su renginiais, todėl tiksliai žinome kokių klaidų nedaryti ir kaip viską atlikti nuosekliai, kad visi būtų laimingi. Organizuodami renginius, visada pasidaliname su savo klientais patarimais bei žiniomis.